Introduzione: Il quadro normativo e il problema giuridico
In Italia, la predisposizione di adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili è un obbligo fondamentale per tutte le imprese, in particolare per quelle in forma societaria, come sancito dall’art. 2086, comma 2, c.c. e dalle norme correlate del Codice della Crisi d’Impresa e dell’Insolvenza (CCI). La questione riguarda sia il dovere di istituire tali assetti, sia le responsabilità e le conseguenze giuridiche in caso di violazione. Questa relazione analizza:
- Il contenuto e le caratteristiche degli adeguati assetti organizzativi.
- Le ragioni giuridiche e pratiche dell’obbligo.
- Le sanzioni e le responsabilità connesse alla mancata adozione di tali assetti.
- Cosa sono gli “adeguati assetti organizzativi”
Definizione e caratteristiche
Per “adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili” si intende un sistema coerente di strumenti che consente agli amministratori di disporre di informazioni aggiornate e precise riguardo la capacità di produzione di cassa, l’equilibrio finanziario e la continuità aziendale, favorendo l’emersione tempestiva della crisi d’impresa (“Gli assetti, per prevedere tempestivamente l’emersione della crisi d’impresa, devono consentire di (art. 3 c. 3 CCI): a) rilevare eventuali squilibri di carattere patrimoniale o economico-finanziario, rapportati alle specifiche caratteristiche dell’impresa e dell’attività imprenditoriale svolta dal debitore; b) verificare la sostenibilità dei debiti e le prospettive di continuità aziendale almeno per i 12 mesi successivi e rilevare i segnali individuati dalla legge (all’art. 3 c. 4 CCI modif. dall’art. 2 c. 1 D.Lgs. 136/2024)…”) .
Un assetto è “adeguato” se è proporzionato alla natura e alla dimensione dell’impresa, cioè idoneo a rilevare tempestivamente i segnali di crisi e ad adattarsi all’evoluzione del rischio gestionale (“il concetto di adeguatezza costituisce un’espressione del principio di proporzionalità, nel senso che sull’imprenditore grava l’onere di predisporre un assetto organizzativo, amministrativo e contabile che sia proporzionato alla natura (ossia al business) ed alla dimensione dell’impresa […] Il concetto di adeguatezza implica l’istituzione di un’organizzazione interna che sia in grado di ‘adeguarsi’ all’andamento dell’attività di impresa e, quindi, alle variazioni del rischio gestionale che questo comporta. Tale strutturazione dovrà, quindi, essere oggetto di continue analisi e verifiche interne…”) .
Requisiti essenziali dell’assetto organizzativo
Secondo la dottrina e la prassi professionale, un assetto organizzativo è adeguato se include:
- Organizzazione gerarchica e chiara definizione di funzioni, compiti e responsabilità.
- Procedure che assicurano efficienza, tempestività e attendibilità dei flussi informativi.
- Sistemi di risk management e controllo interno.
- Presenza di personale con adeguata competenza.
- Piani di formazione e aggiornamento periodico delle procedure (“Per assetto organizzativo s’intende il sistema di funzioni e l’organigramma e, in particolare, il complesso delle direttive e delle procedure stabilite per garantire che il potere decisionale sia assegnato ed effettivamente esercitato da chi ha un appropriato livello di competenza e responsabilità e il complesso procedurale di controllo (norma di comportamento n. 3.5 CNDCEC). Per il CNDCEC […] un assetto organizzativo può essere ritenuto adeguato ex art. 2086 c.c. quando, in relazione alla natura ed alla dimensione dell’impresa, presenta i seguenti requisiti: i) organizzazione gerarchica; ii) redazione di un organigramma aziendale con chiara identificazione delle funzioni, dei compiti e delle linee di responsabilità; iii) esercizio dell’attività decisionale e direttiva della società da parte dell’amministratore delegato nonché dei soggetti ai quali sono attribuiti i relativi poteri; iv) sussistenza di procedure che assicurino l’efficienza e l’efficacia della gestione dei rischi e del sistema di controllo, nonché la completezza, la tempestività, l’attendibilità e l’efficacia dei flussi informativi anche con riferimento alle società controllate; v) esistenza di procedure che assicurino la presenza di personale conadeguata professionalità e competenza a svolgere le funzioni assegnate; vi) presenza di direttive e di procedure aziendali, loro aggiornamento periodico ed effettiva diffusione; vii) sussistenza dell’attività di direzione e coordinamento da parte della «capogruppo».Ai fini della valutazione dell’assetto organizzativo, notevole importanza assume la verifica della rispondenza fra la struttura decisionale aziendale e le deleghe depositate presso il registro delle imprese. Allo stesso modo assume rilevanza la presenza di piani strutturati di formazione del personale dipendente.”) , (“Un assetto organizzativo è ritenuto adeguato se presenta i seguenti requisiti, in relazione alle dimensioni della società, alla natura e alle modalità di perseguimento l’oggetto sociale: – organizzazione gerarchica; – redazione di un organigramma aziendale con chiara identificazione delle funzioni, dei compiti e delle linee di responsabilità; – esercizio dell’attività decisionale e direttiva della società da parte dei soggetti ai quali sono attribuiti i relativi poteri; – sussistenza di procedure che assicurano l’efficienza e l’efficacia della gestione dei rischi e del sistema di controllo, nonché la completezza, la tempestività, l’attendibilità e l’efficacia dei flussi informativi generati anche con riferimento alle società controllate; – esistenza di procedure che assicurino la presenza di personale con adeguata competenza a svolgere le funzioni assegnate; – presenza di direttive e di procedure aziendali, loro aggiornamento ed effettiva diffusione.”) .
- Ragioni giuridiche e pratiche per la predisposizione degli assetti
Obblighi di legge e funzione preventiva
La predisposizione degli adeguati assetti è imposta dalla legge agli amministratori (art. 2086 c. 2 c.c.; art. 2380-bis c.c. per le S.p.A.; art. 2475 c.c. per le S.r.l.), con la finalità principale di:
- Monitorare costantemente la situazione economico-finanziaria della società.
- Rilevare tempestivamente segnali di crisi o perdita della continuità aziendale.
- Attivarsi immediatamente per l’adozione degli strumenti di superamento della crisi (“Gli amministratori hanno, quindi, in via esclusiva, il dovere di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa, anche in funzione della rilevazione tempestiva della crisi dell’impresa e della perdita della continuità aziendale (art. 2086 c. 2 primo periodo c.c.), nonché di attivarsi senza indugio per l’adozione e l’attuazione di uno degli strumenti previsti dall’ordinamento per il superamento della crisi e il recupero della continuità aziendale (art. 2086 c. 2 primo periodo c.c.)”) 1, (“Dal 20 novembre 2020 il codice prevede che il dovere di istituire gli assetti sopra indicati spetta esclusivamente agli amministratori (art. 2475 c. 1 c.c., modif. dall’art. 40 D.Lgs. 147/2020).”).
Importanza aziendale e gestionale
Gli assetti organizzativi, oltre che un obbligo giuridico, sono uno strumento operativo essenziale:
- Consentono agli amministratori di percepire e comprendere tempestivamente le situazioni di rischio.
- Rappresentano la base per predisporre rimedi idonei e salvaguardare la continuità dell’impresa.
- Favoriscono una gestione trasparente e responsabile, riducendo il rischio di responsabilità civile e penale (“La struttura organizzativa diviene quindi lo strumento operativo attraverso il quale la percezione della crisi arriva agli organi societari, affinché la sua completa conoscenza consenta di predisporre tempestivamente i rimedi più opportuni”) .